如今，纸和笔似乎名声不佳。几个世纪以来，企业都是靠硬拷贝记录和回忆来运作的。然而，在过去的几十年里，我们经历了思维的转变。办公室打字机的咔嗒声和金属文件柜的低沉轰鸣声已经被鼠标点击所取代。流程表格下载并通过电子邮件发送，用手机复印。
我分享这些并不是为了怀念一个只有少数人记得的时代。我的观点是，尽管经历过那段时间的人可能还记得那段艰难的过渡时期，但我们大多数人都知道，事情已经好转了。等两个星期才收到重要的邮件可不是件有趣的事。最好是收到一条简短的短信或电子邮件。改变我们做事的方式可以改善这些事情。
这一信息对小型企业尤其重要。关闭操作以更新流程需要花费时间和金钱。购买不能正常工作的新技术或软件可能会破坏以前工作完美的系统。小型企业无法承担广泛的变化，除非他们相当确定这些变化将为他们的企业增加价值。
幸运的是，情况似乎确实如此。绝大多数中小型企业报告说，转向某种数字工具有助于他们的运营(德勤)．现在的问题是找到合适的软件来帮助您的业务。智能服务据称是做实地工作的服务企业的完美工具。
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什么是智能服务?
智能服务是一款多平台应用软件，旨在提高现场服务管理功能。它旨在自动化或改进小型企业目前每天都要完成的几个管理流程。通过直接使用QuickBooks，它允许自动归档、财务跟踪和发票创建。该应用程序实现了调度功能的数字化，并将日历更新直接链接到现场服务人员。
然后，该领域的员工能够完成工作，并自动向总部办公室提交表单、工作更新和付款。顾客可以通过电子邮件即时收到收据。重复的约会可以通过在多个日期间复制相同信息的功能一次性记录下来。可以通过搜索员工距离或第一个可用时间来管理紧急情况。有可能犯错的员工的经理们可能会喜欢这个跟踪系统，它在一个易于阅读的地图上为所有员工提供位置。
这些工具和其他工具可以更新小企业安排预约和跟踪现场服务进度的方式。如果该软件能像承诺的那样工作，它将为企业节省浪费在汽油上的钱可行旅游路线。它还可以通过减少日常活动中的并发症，为调度人员提供更多的时间和更少的头痛。它甚至可以让公司每天挤出更多的约会时间，而不延长员工的工作时间，从而为公司赚更多的钱。
Smart Service的目标客户
一般来说，该应用程序主要针对通过派遣员工到外地提供服务来运营的中小型企业。这包括任何提供家庭或商业维修、检查或销售的组织。他们的广告似乎特别关注在现场维修行业的公司。他们使用了几份暖通实体的证明。然而，他们还包括一家检查消防设备的公司。一些重演确实故意没有包括特定行业的参考资料，这表明许多其他团体可能会发现该软件有用。
其他行业可能会受益
我个人意识到，其他一些行业可能会发现这种性质的软件很有用。有线电视和互联网行业因无法提供服务访问的具体细节而在美国臭名昭著。多年来，许多喜剧演员和电视作家都拿有线电视公司制定的模糊任命开玩笑。通常在12点之间收到电缆维修人员的请求:000点下午五点，实际上意味着要工作半天。
需要实地视察的政府职能也可以在这种性质的软件中找到用武之地。例如，社会工作者也会安排预约并进行现场访问。虽然他们中的许多人通常都有自己的日常日程安排，但作为智能服务的一部分，对主管来说，访问员工日历可能会有所帮助。食品和安全检查员是其他类别的政府工作人员，可以使用这个应用程序。甚至政治竞选活动也可能使用该软件来协调外联和筹款活动。
确实，这些行业中的许多已经有了实现这一功能的软件或流程。这些行业的员工也不像暖通空调技术员那样每天都在现场工作。但是，该应用程序提供了一些功能，可以在确实发生现场访问时协助协调。QuickBooks的链接对于竞选工作人员来说尤其有用，可以作为一种跟踪现场捐款的方式。捐赠者可以在竞选总部收到资金记录的同时收到电子邮件收据。
新员工培训新客户
正如我上面提到的，小企业不能一时兴起就进行全面的运营变革。他们需要提前知道改变会花费多少金钱和时间。智能服务似乎明白新员工培训新客户的流程对最终的成败至关重要。一个令人沮丧的新软件应用程序的开始会让员工和经理反对这种变化，而这种阻力会增加过渡成本。
的新员工培训流程在客户购买前通过智能服务网站上的演示开始。如果客户被说服购买，Smart Service内的培训实施团队将为新客户应用产品做好准备。团队首先使用远程连接上传和安装新软件。然后，客户接受两个远程但单独的培训课程，然后是培训录音。
我发现记录培训并提供一份副本是一项有趣的服务，原因有二。首先，它可以潜在地避免客户在培训期间为了跟踪信息而做大量的笔记。客户现在可以专注于理解他们所听到的内容，只做笔记来参考已经录制的内容。其次，这种性质的记录可能是一种强大的参考工具，也是培训未来员工的一种方式。
它是如何工作的
所以这里有一个大问题，智能服务实际上是如何工作的?到目前为止，我提到了该软件的一些随机元素，以及一些潜在的好处。然而，为了决定这个产品是否适合你，你需要了解一些细节。毕竟，如果你是一个小企业主，你可能有一个有效的流程。当然，也有可能你在这里是因为你当前的流程根本不起作用，你迫切需要一些新的东西。
跨平台功能
该软件被设计成在许多设备上顺利工作。主要的信息中心将是一台台式计算机，工作人员可以在上面处理日程安排、跟踪以及随后使用QuickBooks中的信息。另一方面，现场工作人员将使用平板电脑和手机通过iFleet．所有设备都被承诺无缝地来回通信，假设现场代理可以访问强大的无线网络。
即时通讯功能是该产品最大的卖点之一。它允许办公室和外地工作人员自动协调活动。这减少了花在打电话和双向广播上的时间，否则就需要其中一个时间来安排日程和更新工作。办公室和外地工作人员之间的自动通讯也减少了通常返回办公室和归档文件所需的时间。
如何提供客户支持?
该公司以通过位于美国的内部员工提供技术支持功能而自豪。我并不一定是全球技术支持业务的批评者。然而，许多美国客户会喜欢从美国国内获得技术支持所带来的文化和语言方面的好处。服务可以通过电子邮件或电话获得，在工作日的工作时间有现场技术人员工作。
开发这款软件的公司My Service Depot已有20多年的历史。他们似乎掌握了客户可能需要什么来继续持续的运营。除了人的接触，他们还在网站上有一个可搜索的软件信息数据库。他们还发表了若干培训和资料录象Youtube．
可以集成哪些其他软件应用程序?
首先，智能服务是作为QuickBooks程序的附加组件设计的。使用QuickBooks的用户可以期待一个相当简单的集成过程学习曲线。客户联系的结尾允许办公室工作人员将付款发送到同一台计算机上的QuickBooks程序。从培训视频中可以看出，Smart Service数据字段的编码与QuickBooks中的数据字段相匹配，允许自动传输记录。
智能服务也被设计为与iFleet．QuickBooks会处理会计服务，iFleet旨在为技术人员提供他们在场外工作时所需的所有工具。在位置上的功能，如访问日程安排日历，客户信息，工作细节和公司形式都是通过iFleet移动应用程序。服务技术人员将通过iFleet在他们的手机或平板电脑上。
自动化到底是什么
智能服务的自动化特性iFleet是软件真正为客户节省金钱和时间的地方。从本质上讲，该软件消除了现场和办公室工作人员通常会经历的来回交互。下面是一些以前需要额外努力来管理的自动功能。
- 办公室人员对现场技术员时间表的更改会自动发送给现场人员。远程工作人员可以每天早上醒来并查看使用的每日日程列表iFleet．任何安排过会议的人都知道协调日程安排有多让人头疼。
- 现场工作人员的状态更新和GPS定位自动提供给办公室工作人员。这意味着办公室员工不再需要联系远程员工来更新位置。办公室职员在没有个人接触的情况下就能知道他们何时开始和完成工作。
- 服务技术人员在现场收集的所有文件都自动转发给办公室工作人员。它们也会自动填充到客户的记录中。
做一份服务工作
如果你还不清楚智能服务的细节，我将提供一个样本服务工作的步骤。
- 客户打电话给办公室工作人员表示需要服务。例如，假设家里的空调不再正常工作。办公室工作人员打开Smart Service桌面应用程序，并使用客户的名称调出客户历史记录。
- 办公室职员在一个屏幕上打开所有员工的日历，并添加一个技术人员有空闲时间的约会。约会细节表明客户名称、位置、工作细节和任何其他必要的信息。这个预约会自动发送给技术人员。
- 技术人员使用iFleet应用在他们的平板电脑上。他们可以单击预约并指示他们正在前往客户位置，然后在到达时再次指示。
- 在完成工作后，技术人员使用他们的平板电脑提供服务记录，包括成本和任务细节。客户在平板电脑上签署任何必要的表格，如果他们立即付款，就会收到一封电子邮件收据。
- 办公室工作人员自动收到服务电话的记录，包括技术人员关于状态的更新。办公室工作人员在记录中包括任何其他相关的笔记，然后将信息发布到QuickBooks。
这个决定的利与弊
从纸面上看，智能服务听起来很聪明。它们所提供的特点似乎确实会大大减少外勤服务组织所共有的若干行政工作人员的职责。调度功能看起来很直观，智能服务和iFleet屏幕看起来很容易阅读。我真的很喜欢iFleet允许现场工作人员使用平板电脑与客户一起完成表单，然后在办公室自动归档这些表单的功能。从我的个人经验来看，如果使用纸和笔，这个特殊的过程可能是一场噩梦。
他们还展示了Youtube视频显示，创建新的公司形式是一个相当简单的过程。客户只需使用adobeacrobat创建PDF表单，然后通过电子邮件发送该表单。使用Smart Service/打开表单iFleet软件自动将表单转换为使用。从那里可以将表单发送给服务代表。考虑到一些行业变化的速度，知道变化iFleet表格很简单是个好消息。
我喜欢的最后一件事是提供伟大产品的明显承诺。演示视频的一切都表明了这家公司希望提供最好的服务。他们似乎正在进行自我完善的过程，不愿让现状停滞不前。这对任何潜在客户来说都是好消息，因为没有什么比永远被锁定在一个过时的软件上更糟糕的了。
评论一致
关于Capterra似乎都同意“智能服务”是一个伟大的产品。他们在247个评论中排名非常高。
- 总体的4.3/5
- 易用性4.2/5
- 客户服务4.5/5
大多数评论都表示，该软件为他们的业务运营创造了奇迹。一些人指出，服务订单和收据上的书写问题已经解决。其他人提到了高效的调度过程，包括路由优化功能。能够根据地理位置优化服务路线是立即节省汽油钱的好方法。通过减少旅行时间，技术人员也能够每天见到更多的客户。
什么让我踌躇不前
对于所有的好评和出色的功能，有两件事特别让我犹豫。首先，智能服务需要QuickBooks。虽然我相信有很多人喜欢这个软件，但它并不是唯一的选择。是的，我知道QuickBooks绝对是最流行的簿记软件程序之一。我唯一的观点是，当我看到一个永久链接到另一个软件程序时，我总是畏缩。现代软件市场发展如此之快，以至于与QuickBooks的一些不良互动也会让Smart Service失去一个客户。
我对它的营销功能不一定印象深刻。该软件确实包括一个功能，允许您创建营销活动和目标客户。您还可以跟踪进度和结果。但是，我认为该软件可以使用更多的自动客户联系功能。